Het vervangen van tijdelijke nummers door Rijksregisternummers

De automatische collecte van verblijfhouders of niet-verblijfhouders op basis van het vermelden van een persoon in een akte van de burgerlijke stand loopt soms mis. Dit kan om diverse redenen het geval zijn: er bestaat toch reeds een Rijksregisternummer voor deze persoon (de meest voorkomende fout), er wordt een foute nationaliteits- of naamcode meegegeven of je botst op een validatieregel van het Rijksregister (bv. een tweede fonetisch dezelfde persoon met dezelfde geboortedatum kan niet op dezelfde dag gecollecteerd worden zoals een tweeling die Tim en Tom heet).

Wanneer de collecte fout loopt, wordt in de DABS een tijdelijk nummer of T-nummer gecreëerd voor deze persoon. Nadat de collecte vervolgens manueel in het Rijksregister gebeurt, is het de bedoeling om dit T-nummer in de DABS-akte te vervangen door het correcte Rijksregisternummer van de persoon.

Sinds enige tijd is het mogelijk om binnen de gemeentelijke software een dergelijk T-nummer in een DABS-akte te vervangen door het Rijksregisternummer. Er wordt daarbij gevalideerd op of in de DABS het Rijksregisternummer niet reeds voorkomt en of de persoonsgegevens in de DABS en in het Rijksregister gelijk zijn. Bij een validatiefout kan via de helpdesk het T-nummer vervangen worden door het Rijksregisternummer. Soms is het nodig eerst de gegevens in de DABS of in het Rijksregister te wijzigen.

De helpdesk van de DABS stelt vast dat heel veel gemeenten er niet in lukken om een T-nummer in een akte te vervangen door het Rijksregisternummer. Een onderzoek wees uit dat in de helft van de gevallen die vervolgens aan de helpdesk worden voorgelegd, de gemeente toch zelf de vervanging kon doen maar de beambte over onvoldoende toegangsrechten beschikte. Om T-nummers te kunnen vervangen dien je in RRADMIN namelijk te beschikken over het recht “XAS”. Vraag dus bij je lokale beheerder van RRADMIN na of je over dit toegangsrecht beschikt alvorens met de T-nummers aan de slag te gaan!