Het KB van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister werd gewijzigd door het KB van 7 maart 2024 (Belgisch Staatsblad, 18 april 2024 met inwerkingtreding op 28 april 2024) om het opsporen van erfgenamen in de bevolkingsregisters door personen belast met de vereffening van een nalatenschap te vergemakkelijken.
Voortaan kunnen personen die belast zijn met de vereffening van een nalatenschap een beroep doen op nieuw art. 10 ter in het KB van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister. Concreet gaat het om oudere gegevens die dateren van voor de informatisering van de bevolkingsregisters en dus ook van het Rijksregister en die dus enkel kunnen teruggevonden worden in de “papieren” bevolkingsregisters.
De Omzendbrief van 18 april 2024 beschrijft de procedure voor het opsporen van erfgenamen in de bevolkingsregisters, die niet mag verward worden met de procedure om de bevolkingsregisters te raadplegen voor genealogische doeleinden (art. 3, 5e lid en volgende van het voornoemde KB van 16 juli 1992) waar het niet om het opsporen van erfgenamen gaat in functie van de vereffening van de nalatenschap. De nieuwe procedure gaat als volgt:
1) Het verzoek tot het bekomen van informatie uit de afgesloten registers in het kader van erfrechtelijke genealogie, dient te worden gericht aan de ambtenaar van de burgerlijke stand, aan de hand van een gemotiveerd verzoekschrift.
2) Het verzoekschrift dient op straffe van niet-ontvankelijkheid ingediend te worden door de instantie die door de wet belast is met de wettelijke opdracht waarvoor het erfrechtelijk genealogisch onderzoek noodzakelijk is (bijvoorbeeld: een notaris of een advocaat), dan wel door diens verwerker, mits deze een duidelijk en welomschreven bijzondere lastgeving toevoegt aan het verzoekschrift.
Wanneer de notaris of de advocaat (verwerkingsverantwoordelijke) een mandaathouder (verwerker), bijvoorbeeld een genealoog, aanwijst om een erfgenaam op te sporen, moet dat mandaat bovendien bij de aanvraag bijgevoegd worden. Aangezien dat mandaat nauwkeuring moet zijn, moet het de verwerkingsverantwoordelijke duidelijk vermelden.
3) Het verzoekschrift vermeldt duidelijk de toepasselijke wetgeving waaruit de wettelijke opdracht en de daarvoor noodzakelijke gegevens blijken, alsook de essentiële elementen van de gegevensverwerking.
4) Voor zover deze instantie toegang heeft tot het Rijksregister, dient deze, in toepassing van artikel 6 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, aan te tonen dat het bekomen van de gegevens niet mogelijk was via het Rijksregister, zulks op straffe van niet-ontvankelijkheid.
De notaris of de advocaat moet dus aantonen waarom de nodige gegevens niet teruggevonden kunnen worden door het Rijksregister te raadplegen. Notarissen en advocaten hebben immers toegang tot het Rijksregister. Het is pas daarna, als de relevante gegevens niet beschikbaar zijn, dat ze zich tot de ambtenaar van de burgerlijke stand mogen richten om de “papieren” bevolkingsregisters te mogen raadplegen. De mededeling van gegevens dient alleszins strikt beperkt te worden tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke opdracht.
5) De ambtenaar van burgerlijke stand kan, bij een met redenen omklede beslissing, toestaan dat de aanvrager zelf de fysieke bevolkingsregisters kan raadplegen. In voorkomend geval dient de raadpleging plaats te vinden onder toezicht en verantwoordelijkheid van de ambtenaar van burgerlijke stand of diens afgevaardigde. De ambtenaar van de burgerlijke stand kan de raadpleging echter ook zelf blijven uitvoeren en binnen een redelijke termijn van één maand een uittreksel afgeven.
6) In geval van weigering, kan de aanvrager tegen deze beslissing van weigering van de ambtenaar van de burgerlijke stand in beroep gaan bij de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Identiteit en Burgerzaken, Dienst Toegang Rijksregister, Park Atrium, Koloniënstraat te 1000 Brussel via e-mail: CallCenterRRN@rrn.fgov.be (art. 3, 4e lid voormelde KB van 16 juli 1992).
De gemeente kan tegen kostprijs uittreksels en certificaten uit haar bevolkinsregisters afgeven. De gemeente kan eveneens ter controle in een raadplegingsregister bijhouden wie de bevolkingsregisters geraadpleegd heeft, met vermelding van de opdrachtgever, een kopie van het mandaat en het dossier waarop de raadpleging betrekking heeft, met inachtneming van de wetgeving inzake gegevensbescherming.