Naar aanleiding van de lokale praktijken in een gemeente, die niet in overeenstemming zijn met de wetgeving inzake de bevolkingsregisters en die recent in de media ter sprake kwamen, wenst de FOD Binnenlandse Zaken via een Omzendbrief de gemeenten te herinneren aan de geldende wettelijke bepalingen met betrekking tot de inschrijving van de burgers in de bevolkingsregisters en aan de verplichting om elke burger wiens werkelijke hoofdverblijfplaats naar behoren werd vastgesteld door een verblijfplaatsonderzoek, (eventueel voorlopig) in te schrijven in de bevolkingsregisters, in principe binnen de door de wetgeving bepaalde termijnen.
De bedoeling van de regelgeving inzake de bevolkingsregisters bestaat erin alle inwoners van een gemeente te registreren op het adres waarop ze effectief hun hoofdverblijfplaats gevestigd hebben. Zodra de inschrijving in de bevolkingsregisters betrekking heeft op Belgen, op vreemdelingen die toegelaten of gemachtigd zijn tot een verblijf van meer dan drie maanden in het Rijk, op vreemdelingen die gemachtigd zijn om er zich te vestigen of op vreemdelingen die om een andere reden overeenkomstig de bepalingen van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied ingeschreven worden, is de inschrijving in de bevolkingsregisters een recht en een verplichting, een weerspiegeling van een feitelijke situatie betreffende de effectieve verblijfplaats die dus losstaat van de materiële en juridische voorwaarden om zich in een woning te vestigen. De rol van de bevolkingsregisters bestaat er enkel in de burgers te identificeren en te lokaliseren: “Wie woont er in deze woning ?”.
De personen die zich vestigen in een woning waarin permanente bewoning niet is toegelaten om redenen van veiligheid, gezondheid, urbanisme of ruimtelijke ordening, zoals vastgesteld door de daartoe bevoegde gerechtelijke of administratieve instantie, kunnen enkel door de gemeente voorlopig worden ingeschreven in de bevolkingsregisters. Hun inschrijving blijft voorlopig zolang de hiertoe bevoegde gerechtelijke of administratieve instantie geen beslissing of maatregel heeft genomen om een einde te maken aan de aldus geschapen onregelmatige toestand. De voorlopige inschrijving neemt een einde zodra de personen de woning hebben verlaten of zodra een einde wordt gemaakt aan de onregelmatige toestand.
De niet-inschrijving in de bevolkingsregisters kan niet verantwoord kan worden met elementen die vreemd zijn aan het hoofdverblijfplaatsonderzoek, maar moet gebaseerd zijn op negatieve controles waarbij vastgesteld wordt dat de persoon niet op het aangegeven adres verblijft. Indien het onderzoek naar de reële verblijfplaats geen voldoende elementen oplevert om een besluit te trekken, moet een bijkomend onderzoek gedaan worden en moet de betrokken persoon eventueel in gebreke gesteld worden met het oog op het aanbrengen van desbetreffende bewijselementen. Het dossier mag geenszins meerdere maanden hangende blijven, tenzij dat gerechtvaardigd is door bijkomende lopende verblijfplaatsonderzoeken om een welbepaald dossier te kunnen afsluiten.