3. Een akte in de DABS vermeldt de huidige staat van een persoon. Je moet een buitenlandse akte opmaken met een vorige staat en de wijziging van die staat.

Met andere woorden: je maakt verschillende akten op en je kan ze niet chronologisch inbrengen – een latere akte met nieuwe gegevens werd reeds opgemaakt in de DABS voor een oudere akte.

Oplossing

Je kan akten in omgekeerde chronologische volgorde inbrengen, zolang de vorige akte de wijziging bevat die in de volgende chronologische akte resulteert. De DABS controleert hiervoor op aktedatum en datum feit.

Let op: dit werkt niet als er een gemigreerde akte bij betrokken is. Dat moet je aan de helpdesk vragen (zie voorbeeld 2)

Opmerkingen

• Controleer steeds grondig de volledige geschiedenis en mogelijke oorzaken van fouten of wijzigingen: voornaam- en naamsveranderingen, naamsverandering door huwelijk, gerechtelijke of administratieve verbeteringen van akten, verschil in naam van een dezelfde persoon met meerdere nationaliteiten, …
• Verbeter geen fouten op deze manier, je kan dit enkel toepassen voor wijzigingen die bewezen zijn aan de hand van akten of beslissingen.
• Maak geen akten op als je een deel van de puzzel ontbreekt.
• Zorg dat je volledige dossiers opmaakt zodat je de staat van een persoon en alle latere wijzigingen kan inbrengen. Bv.:
  • Nationaliteitsverklaring van een persoon met een naam van het huwelijk. De geboorteakte met meisjesnaam ligt voor. Zorg dat de huwelijksakte met naamsverandering ook voorligt zodat je correct de geboorteakte, de huwelijksakte met naamsverandering en de nationaliteitsakte kan opmaken.

Voorbeeld 1

• Op 25 mei 2020 moet je de nationaliteitsakte, de buitenlandse geboorteakte en de buitenlandse huwelijksakte opmaken nadat de procureur des Konings liet weten geen negatief advies te verlenen.

Oplossing 1

• In de DABS is zij gekend als ‘Butak’ (geboorteakte van haar kind)

• Controleer alle akten
  • controleer of er geen overbodige historiek staat op akten die reeds de juiste naam bevatten. Bv. de geboorteakte van haar kind van 2020. De helpdesk kan deze terug verwijderen
  • controleer of op alle akten die werden opgemaakt met Gregori, correct de melding van de naamsverandering in historiek staat. De helpdesk kan akten linken waar dit niet gebeurd is.

Voorbeeld 2

Identieke situatie met een gemigreerde akte van haar kind in plaats van een DABS-akte

• Mevrouw Butak is geboren als ‘Gregori’
• Door het huwelijk is ze van naam veranderd.

• Op 25 mei 2020 moet je de nationaliteitsakte, de buitenlandse geboorteakte en de buitenlandse huwelijksakte opmaken nadat de procureur des Konings liet weten geen negatief advies te verlenen.

Oplossing 2

• In de DABS is zij gekend als ‘Butak’ (geboorteakte van haar kind).
• De omgekeerde chronologische volgorde werkt niet als er een gemigreerde akte bij betrokken is.
• Vraag aan de helpdesk om tijdelijk de naam van betrokkene in de metagegevens te wijzigen naar ‘Gregori’.
  • Geef mee voor de helpdesk wat je gaat doen om terug tot het juiste resultaat te komen (naam = Butak):
    • Je gaat de geboorteakte opmaken met naam Gregori.
    • Je gaat de huwelijksakte met naamsverandering opmaken naar Butak.

• Controleer alle akten.
  • controleer of er geen overbodige historiek staat op akten die reeds de juiste naam bevatten. Bv. de geboorteakte van haar kind van 2016. De helpdesk kan deze terug verwijderen.
  • controleer of op alle akten die werden opgemaakt met Gregori, correct de melding van de naamsverandering in historiek staat. De helpdesk kan akten linken waar dit niet gebeurd is.