Vanuit Burgerzaken Vlaanderen wensen wij alle gemeenten veel succes toe met de ingebruikname van eLys op 1 januari 2026. We beleven zo opnieuw samen een grote mijlpaal in de digitalisering van de burgerlijke stand. Alle overlijdens tot en met 31 december 2025 23.59 u. worden nog op papier afgehandeld, die vanaf 1 januari 2026 middernacht 0.00 u. via eLys. Wanneer het tijdstip van de vaststelling verschilt van het tijdstip van overlijden, geldt het tijdstip van overlijden.
eLys is ondertussen welbekend bij onze leden. Dit platform voor overlijdensadministratie faciliteert een vlotte en veilige gegevensuitwisseling over een overlijden tussen overheden, artsen en private partijen. Het werd ontwikkeld dankzij de steun van het programma Gemeentehuis van de Toekomst, Departement Zorg en ABB. Het is vooral het resultaat van een doorgedreven samenwerking tussen alle stakeholders in het proces van de aangifte van overlijden onder coördinatie van Athumi: artsen, uitvaartsector, gemeenten (met als voortrekkers Aalst, Antwerpen, Gent, Leuven, Lier, Maldegem, Oostende en Tervuren) en hun softwareleveranciers, Departement Zorg, ABB en de crematoria.
Piloten
In de pilootgemeenten Leuven, Lier en Antwerpen verliep de opstart vanaf 1 november, respectievelijk 1 december, tot grote tevredenheid van artsen, uitvaartondernemingen en de burgerlijke standen. De grote voordelen werden meteen duidelijk: het wegvallen van de papieren vaststellingen door vaststellende en beëdigde artsen, één digitaal en globaal overzicht van de stappen in de aangifte, de laatste wilsbeschikking is meteen beschikbaar voor uitvaartondernemer én gemeente van overlijden, het digitaal ter beschikking stellen van akten en toelatingen, het quasi wegvallen van de statistiek, het automatisch doorstromen van alle gegevens beschikbaar binnen eLys zonder deze over te typen, het overbodig worden van het klassement van de modellen IIIC/D, … Door dit alles daalde ook de doorlooptijd van de dossiers aanzienlijk.
In de pilootfase bleek eLys robuust en performant te werken, zowel het portaal als de gemeentelijke softwaretoepassingen. Er kan dus met vertrouwen worden uitgekeken naar de grote opstart met nieuwjaar, wat niet wegneemt dat de eerste dagen ongetwijfeld spannend zullen verlopen. Omdat in de drie pilootgemeenten ook veel overlijdens van buiten die gemeenten plaatsvinden en vele vaststellingen gebeuren door artsen van ziekenhuizen of huisartsenkringen met een breed hinterland, hebben meteen heel veel uitvaartondernemingen en artsen kunnen proeven van het werken met eLys. Dit heeft de kennis van en over eLys in de rest van Vlaanderen hopelijk positief beïnvloed! En … voor wie het zich afvraagt: op enkele spreekwoordelijke uitzonderingen na werden geen aangiftes nog per mail of op papier bezorgd in de piloten en zelfs deze werden na contact name allemaal vlot in eLys verwerkt.
Documentatie
Bij Athumi en de VVSG werd de laatste maanden op volle toeren gedraaid om alle actoren op het terrein te informeren. Ook de gemeenten kunnen hier blijven bijdragen door consequent artsen, transportfirma’s en uitvaartondernemingen door te verwijzen naar het ondertussen indrukwekkende documentatieportaal dat werd opgebouwd op de website van eLys. Vergeet ook zelf zeker je gemeentelijke website niet aan te passen!
Algemene informatie wordt gecombineerd met specifieke instructies per actor. Indien een arts hulp nodig heeft bij het inloggen op eLys en invullen van de schermen, vindt hij of zij gedetailleerde informatie bv. ook indien de toepassing onbeschikbaar is. Uitvaartondernemingen (uit België en de Benelux) krijgen toelichting over hun eenmalige registratie bij eLys, ze kunnen hun wallet al opladen (voor de betaling van de retributie) en vinden alle eLys-functionaliteiten terug. De gemeenten kunnen bij verdere vragen bovenop het documentatieportaal nog terecht bij de softwareleveranciers via hun vertrouwde helpdesk, die de komende dagen in uitgebreide vorm ter beschikking zal staan. De gemeentelijke softwarefirma’s escaleren eveneens naar Athumi als ze melding krijgen van de onbeschikbaarheid van eLys.
In de wereld van de burgerlijke stand zijn we ermee vertrouwd dat ook weinig voorkomende casussen een correcte oplossing moeten krijgen. Op het documentatieportaal van eLys werd een titanen-inspanning verricht om edge cases, minder bekende aspecten van het proces, problemen die zich zouden kunnen voordoen grondig te documenteren. Vandaar ook onze warme oproep om eerst (via de handige zoekfunctie) steeds te kijken of je casus al beschreven staat alvorens de helpdesk van je softwarefirma, Athumi of Burgerzaken Vlaanderen te raadplegen. Heel waardevol is de documentatie over bv. de tijdelijke onbeschikbaarheid, een overlijden met onbekende identiteit, een parketgeval, hoe omgaan met fouten in de medische vaststelling, het gebruik van eLys door Franstalige artsen en uitvaartondernemers en door uitvaartondernemers buiten de Benelux.
Enkele aandachtspunten
De introductie van eLys laat toe om het administratief overlijdensproces verder te uniformiseren.
eLys digitaliseert de aangiftestroom die van het vaststellen van het overlijden leidt naar het opmaken van de overlijdensakte, de toelating tot begraven of crematie en het doorsturen van de socio-economische statistiek. De overlijdensakte kan daardoor veel sneller opgemaakt worden, namelijk vanaf dat de arts het overlijden heeft vastgesteld en de identificatie duidelijk is. Het is ook warm aanbevolen de akten sneller op te maken, zodat het Rijksregister sneller bijgewerkt is en ook de uitvaartondernemer al kan beschikken over een uittreksel bv. bij repatriëring.
De toelating tot begraven of crematie wordt voor elk overlijden binnen het Vlaams Gewest opgemaakt na input door de uitvaartondernemer via de eLys-inlichtingenfiche en de nodige controles (o.a. van de laatste wilsbeschikking) door de gemeente van overlijden. Enkel deze toelating afgeleverd door de gemeente van overlijden, autoriseert de begraving of crematie en ze geldt bovendien als toelating tot vervoer. Het invullen van de inlichtingenfiche in eLys door de uitvaartondernemer geldt als aanvraag tot begraven of crematie en start de periode van 24u. op waarbinnen de toelating decretaal niet kan worden afgeleverd.
De gemeente van begraving kan buiten eLys (een analyse om dit proces eventueel ook binnen eLys onder te brengen, wordt opgestart na nieuwjaar) een eigen document voorzien dat de reservatie van de begraafplaats bevestigt, maar dit kan absoluut niet gelden als toelating tot begraven (noem dit om semantisch correct te blijven best geen toelating). Een dergelijk document, een “aanvaardingsbewijs”, is evenmin wettelijk nodig voor de gemeente van overlijden om de toelating af te leveren en werd daarom ook niet in eLys opgenomen. Uitvaartondernemingen werden ingelicht dat voor de lijkbezorging op een begraafplaats een contact met de gemeente van de begraafplaats noodzakelijk blijft.
Binnen eLys wordt de gegevensuitwisseling strikt gealigneerd op wat wettelijk bepaald is. Daardoor vervalt ook het “attest pacemaker”, dat reeds vervat is in de vaststelling van de arts (bezwaar tegen crematie). Het is niet de taak van de gemeenten om de verwijdering te controleren. De uitvaartondernemer weet door het invullen van het bezwaar dat de verwijdering noodzakelijk is. De meest moderne implantaten leveren geen gevaar meer bij verbranding van het lichaam en zijn onschadelijk voor het milieu. Het is evenmin een wettelijke taak voor de gemeenten om een attest van klein verlet af te leveren, omdat het lokaal bestuur geen controle kan uitoefenen op de aanwezigheid op uitvaarten.
Voor de aanstelling van de beëdigd arts raadt Burgerzaken Vlaanderen aan pragmatisch te werk te gaan en omwille van de snelheid van de vaststelling elke wijze van aanstelling (bv. de uitvaartondernemer contacteert zelf de vaste beëdigde arts van de gemeente van overlijden of van de ligplaats) te faciliteren. De Omzendbrief van 20/9/2024 blijft de terugvalpositie bij problemen: aanstelling door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente van overlijden of wanneer het lichaam is verplaatst naar een andere gemeente door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar het stoffelijk overschot zich bevindt op schriftelijk verzoek van de gemeente van overlijden.
Voor de facturatie raadt Burgerzaken Vlaanderen aan dat de beëdigd arts factureert aan de gemeente van overlijden, die desgevallend terugvordert van de gemeente van inschrijving. Enkel de gemeente van overlijden heeft immers het overzicht op de daadwerkelijke vaststellingen van beëdigde artsen in eLys en staat sowieso in voor de betaling van de prestaties bij niet-verblijfhouders, personen ingeschreven in een ander gewest, ambtshalve afgevoerden en levenloze kinderen.
Net zoals bij de opstart van de DABS, raden wij burgemeesters en ambtenaren van de burgerlijke stand aan om machtiging te geven aan de beambten van het gemeentebestuur, niet alleen voor het opmaken van de akten (art. 9 oud BW) maar ook voor het opmaken van toelatingen tot begraven/crematie (art. 15bis en 19 decreet begraafplaatsen en lijkbezorging) en deze dus niet zelf te ondertekenen. De versnelling in het aangifteproces wordt immers deels teniet gedaan, als op handtekeningen moet worden gewacht.