Het Finse ministerie van Binnenlandse Zaken laat weten dat erg veel burgers aan de Finse autoriteiten melden dat de Belgische overheden de Finse openbare documenten niet aanvaarden. Het gaat concreet om de uittreksels uit het Finse bevolkingsregister, dat zowel de bevolkingsgegevens op persoonsbasis als de registratie van de rechtsfeiten en -handelingen met betrekking tot de burgerlijke stand omvat. Het gaat dan bijvoorbeeld om een certificaat van geboorte of een certificaat dat de burgerlijke staat vermeld. Het lijkt er volgens de Finse collega’s op dat de weigering van de Finse certificaten louter en alleen gemotiveerd wordt op basis van de metadata in de EU-meertalige standaardformulieren, die als vertaalhulp in uitvoering van de Openbare Documentenverordening het openbaar document uit het Finse bevolkingsregister vergezellen.
Wanneer een geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte of bewijs van burgerlijke staat uit Finland nodig zijn, krijgt de burger een uittreksel uit het Finse bevolkingsregister overhandigd waarin enkel die gegevens voorkomen die beschouwd worden als behorend tot een geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte of bewijs van burgerlijke staat. Sinds een paar jaar krijgen deze uittreksels zelfs de titel “geboorteakte” enz. en niet meer “uittreksel uit het bevolkingsregister”, dit om de herkenbaarheid in het internationale rechtsverkeer makkelijker te maken.
De Finse certificaten worden afgeleverd door het Digital and Population Data Services Agency in Finland (Digi- ja väestötietovirasto in het Fins). Er bestaan geen andere certificaten of documenten die geboorte, burgerlijke staat enz. bewijzen. Omdat deze certificaten in essentie uittreksels uit het Finse bevolkingsregister vormen, zal het Finse digitale systeem dat de EU-meertalige standaardformulieren (vertaalhulpen) genereert deze daarin altijd aanduiden als Administratief document/Uittreksel uit het Bevolkingsregister (vak 3.2.3. in de vertaalhulpen onder 3. Informatie betreffende het openbaar document waaraan dit formulier is gehecht). Sommige Belgische overheden gaven te kennen dat om aanvaard te kunnen worden het Administratief document als Certificaat (vak 3.2.1.) of als Uittreksel uit het register van de burgerlijke stand (vak 3.2.2.) of zelfs als Overige (specificeren) (vak 3.1.5.) moest gekwalificeerd worden.
Uiteraard kan dit niet de bedoeling zijn! De toepassing van de Openbare Documentenverordening laat de kwalificatie aan de Finse autoriteiten. De Finse uittreksels uit het bevolkingsregister (vak 3.2.3. in de meertalige standaardformulieren) gelden als akten van de burgerlijke stand en worden als dusdanig aanvaard. De akte moet immers (naast de andere erkenningsgronden uit art. 27 Wetboek IPR) voldoen aan de voorwaarden die volgens het recht van de Staat waar zij is opgesteld (hier Finland) nodig zijn voor haar echtheid (art. 27, § 1, 2e lid Wetboek IPR) en dat is het geval.
Een warme oproep dus om de Finse documenten te aanvaarden voor wat ze zijn: bewijzen voor de staat van de persoon. Voorbeelden van de Finse documenten (en uit alle overige EU-landen) vind je op het eJustice portal.