Op 9 september 2024 verscheen in het Belgisch Staatsblad het Koninklijk besluit van 12 augustus 2024 tot bepaling van de voorwaarden verbonden aan de elektronische overhandiging van de verklaring van wettelijke samenwoning en de verklaring van beëindiging van wettelijke samenwoning en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 december 2022 tot bepaling van de voorwaarden verbonden aan elektronische aangiften inzake burgerlijke stand dat op 19 september 2024 in werking trad. Eerder werd de elektronische aangifte van geboorten, erkenningen en huwelijken al mogelijk gemaakt.
De voorwaarden voor de elektronische verklaring van wettelijke samenwoning kunnen worden samengevat als volgt (en liggen in lijn met de elektronische aangifte van geboorten, erkenning en huwelijken):
- de gemeente dient gebruik te maken van een beveiligd informaticaplatform
- de personen die een wettelijke samenwoning willen afsluiten identificeren zich met een systeem voor elektronische identificatie dat voldoet aan de voorwaarden van art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie zoals bijvoorbeeld de elektronische identiteitskaart, de elektronische vreemdelingenkaart of itsme.
- de verklaring dient door beide partijen met een gekwalificeerde elektronische handtekening overeenkomstig art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie te worden ondertekend (dus een handtekening gezet met de elektronische identiteitskaart of elektronische vreemdelingenkaart)
- de voor te leggen documenten kunnen elektronisch worden voorgelegd via het beveiligd informaticaplatform, maar de originele documenten moeten vervolgens worden overgezonden aan de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand.
- de ambtenaar van de burgerlijke stand kan steeds vragen dat de partij(en) in persoon voor hem verschijnt of verschijnen en kan daarbij een termijn opleggen.
Bij de verklaring tot beëindiging van de wettelijke samenwoning gelden dezelfde voorwaarden, met een nuancering voor wat de eenzijdige verklaring tot beëindiging van de wettelijke samenwoning betreft (wanneer dus slechts één van de partners de beëindiging aanvraagt) en de mogelijkheid om de beëindiging te doen door een volmachthouder:
Eenzijdige verklaring:
- enkel de partij die eenzijdig wil beëindigen moet zich identificeren met een systeem voor elektronische identificatie dat voldoet aan de voorwaarden van art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie zoals bijvoorbeeld de elektronische identiteitskaart, de elektronische vreemdelingenkaart of itsme
- enkel de partij die eenzijdig wil beëindigen dient de verklaring met een gekwalificeerde elektronische handtekening overeenkomstig art. 9 van de wet van 18 juli 2017 inzake de elektronische identificatie te ondertekenen (dus een handtekening gezet met de elektronische identiteitskaart of elektronische vreemdelingenkaart)
- de partij die de eenzijdige verklaring elektronisch doet, moet eerst de kosten van betekening en kennisgeving betalen alvorens de ambtenaar van de burgerlijke stand de andere partij op de hoogte stelt van de beëindiging.
Bij verklaring tot beëindiging door een volmachthouder in naam van beide partijen of één partij:
- de volmachthouder moet zich op dezelfde manier aanmelden als hierboven beschreven (elektronische identiteitskaart, elektronische vreemdelingenkaart of itsme)
- de volmachthouder moet via het beveiligd informaticaplatform het rijksregisternummer van de partij / partijen zenden aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. Indien de partijen niet ingeschreven zijn, geeft de volmachthouder de naam, voornaam, geboortedatum en de geboorteplaats door.
- de volmachthouder voegt de bijzondere en authentieke volmacht elektronisch toe, maar maakt achteraf het originele document nog over aan de ambtenaar van de burgerlijke stand.
Van zodra de ambtenaar van de burgerlijke stand de verklaring én originele documenten heeft ontvangen, stuurt deze een elektronisch ontvangstbewijs terug.
Dankzij dit KB kunnen gemeenten en softwarefirma’s nu aan het werk gaan om de elektronische dienstverlening verder te verbeteren en uit te bouwen.