Voor de burgerlijke stand wijzigt er heel wat op 1 januari 2025. Er zijn de wijzigingen (voornamelijk beperkingen) aan artikel 29 oud BW over het verkrijgen van afschriften en uittreksels enerzijds en de verruiming van het opmaken van Belgische akten op basis van buitenlandse akten en beslissingen geregeld in nieuw artikel 68 en nieuw artikel 70 oud BW anderzijds.
Op het platform justfamnat waarop gemeentelijke beambten burgerlijke stand nog steeds kunnen inschrijven, werd op 18 december 2024
Informatie over de nieuwe artikelen 29, 68, 70 oud Burgerlijk Wetboek (inwerkingtreding 1 januari 2025) gepubliceerd.
Afschriften en uittreksels (nieuw art. 29 oud BW)
Op 1 januari 2025 wijzigt artikel 29 oud BW:
- Voortaan worden uittreksels van afschriften van overlijden openbaar, evenals afschriften opgemaakt na 31 maart 2019: dit houdt in dat er geen volmachten meer moeten voorgelegd worden door uitvaartondernemingen om een akte van overlijden te bekomen
- Het verkrijgen van afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand zonder meer wordt beperkt tot de persoon van wie de akte de staat van de persoon vaststelt of wijzigt (de betrokkene) en diens wettelijke vertegenwoordiger. De FOD Justitie bevestigt dat ouders steeds de geboorteakte van hun kinderen mogen verkrijgen (of ze nu meerderjarig of – als wettelijke vertegenwoordiger – minderjarig zijn) omdat de geboorteakte van een kind ook de staat van de persoon van de ouder als ouder vaststelt
- Echtgenoot/echtgenote, wettelijk samenwonende, bloedverwanten in opgaande en nederdalende lijn in eerste graad en erfgenamen kunnen enkel een afschrift of uittreksel bekomen mits aanduiden van een gerechtvaardigd belang (uit de limitatieve lijst van 10 mogelijkheden uit het KB van 11 november 2024 tot vaststelling van een limitatieve lijst van gerechtvaardigde belangen bedoeld in artikel 29, § 1/2, eerste lid, 3° en 4°, van het oud Burgerlijk Wetboek alsook de wijze waarop deze gerechtvaardigde belangen) en het overleggen van een bewijsstuk daarvoor. Het bewijsstuk – de praktijk zal uitwijzen welke dat zijn – moet worden opgeladen (technisch is het nog niet mogelijk dit in de gemeentelijke toepassingen te doen …)
- Advocaten en notarissen kunnen geen afschriften of uittreksels meer bekomen voor hun cliënten, ze krijgen een toegang als beroepsgroep tot de DABS (het is nog niet duidelijk wanneer dit mogelijk wordt …).
De vereniging stelt een overzicht van al de gewijzigde regels ter beschikking en een document waaruit u model-antwoorden kunt samenstellen voor burgers en advocaten bv. wanneer u een aanvraag dient te weigeren. Als (makkelijk) alternatief kan u steeds voorstellen om een hoofdbetrokkene van een akte zelf een aanvraag te laten doen of een hoofdbetrokkene een onderhandse volmacht te laten geven.
De aanpassing van de centrale webtoepassing van de FOD Justitie voor afschriften en uittreksels Just-on-web zal begin januari klaar zijn, ook om de aanvragen omwille van een gerechtvaardigd belang te verwerken met uitzondering van aanvragen door wettelijk samenwonenden, wettelijk vertegenwoordigers of erfgenamen (voor de twee eerste zal Just-on-web nog een aanvraag bij het Rijksregister doen om op termijn de desbetreffende informatietypes te kunnen gebruiken; de erfgenamen worden sowieso doorverwezen naar de gemeenten).
De ontwikkeling van webservices voor de gemeentelijke toepassingen is aan de gang. Een en ander zou pas later (eind maart?) klaar zijn. In afwachting lijkt het dus best om door te verwijzen naar de centrale toepassing van Just-on-web, ten minste als het om hoofdbetrokkenen, echtgenoten of bloedverwanten in opgaande en nederdalende lijn in eerste graad gaat.
Burgerzaken Vlaanderen betreurt de technische vertragingen en vreest dat de gemeenten heel wat extra werk te verwachten hebben (vooral informatie geven aan burgers, notarissen en advocaten; doorverwijzen naar Just-on-web indien mogelijk; zelf bijhouden van aanvragen op basis van een gerechtvaardigd belang en bijhorende stavingsstukken bij gebrek aan mogelijkheid tot opladen) tot ongemak van de burgers. Het gaat immers (aanvragen van akten door niet-hoofdbetrokkenen) om relatief weinig aanvragen op het totaal van afgeleverde afschriften en uittreksels, maar in absolute cijfers blijft het een niet te onderschatten hoog aantal waarvoor bovendien (en zeker met de nieuwe regels) meer behandeltijd nodig is.
Verruiming opmaak Belgische akten op basis van buitenlandse akten/beslissingen
Op 1 januari 2025 treden de nieuwe artikelen 68 (over buitenlandse authentieke akten) en 70 (over buitenlandse gerechtelijke of administratieve beslissingen) oud BW in werking. De regeling voor akten en beslissingen werd gelijk getrokken:
- Elke Belg of zijn wettelijke vertegenwoordiger moet elke buitenlandse authentieke akte of elke buitenlandse in kracht van gewijsde gegane rechterlijke of buitenlandse definitieve administratieve beslissing die op hem betrekking heeft en de staat van de persoon wijzigt voorleggen aan de algemeen bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand, die er vervolgens een akte of (bij beslissingen die de afstamming betreffen) gewijzigde akte van opmaakt
- De ambtenaar van de burgerlijke stand maakt een akte of (bij beslissingen die de afstamming betreffen) gewijzigde akte op basis van een buitenlandse authentieke akte of buitenlandse in kracht van gewijsde gegane rechterlijke of buitenlandse definitieve administratieve beslissing telkens die wordt voorgelegd bij de opmaak/wijziging van een akte van de burgerlijke stand of bij een aanpassing van het BR, VR of WR (ongeacht de nationaliteit van de betrokkene(n)).
De vereniging stelt een overzicht van al de gewijzigde regels ter beschikking
Op 20 december 2024 verscheen een nota van het Rijksregister over de nieuwe artikelen 68-70 oud BW. De hoofdbedoeling van de nieuwe wetgeving is immers DABS en Rijksregister meer consistent te maken.
Belangrijk voor het Rijksregister is dat wanneer een akte of beslissing wordt voorgelegd met het oog op de aanpassing in het Rijksregister van de gegevens met betrekking tot de burgerlijke stand, het niet meer mogelijk is om enkel het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister aan te passen. In dit geval kan dus geen enkele aanpassing in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister worden gemaakt voor de opmaak van de Belgische akte in de DABS.
Na opmaak van de akte in de DABS is het van het grootste belang om na te gaan of de bijwerkingen in het Rijksregister correct gebeurden en of er nog andere manuele wijzigingen (bv. aan het IT140-141) nodig zijn.
De opmaak van een akte op basis van een buitenlandse authentieke akte of een buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing in de DABS blijft onderworpen aan dezelfde voorwaarden van onderzoek en erkenning, zoals bepaald in de artikelen 25, 26 en 27 van het Wetboek van internationaal privaatrecht.